Política de privacidad

1. Responsable del tratamiento

Responsable: JESUS CAÑAS GIL 
Nombre comercial: Virtual Cuenca
NIF/CIF: 04592230G
Domicilio: C/ Joaquín Turina 9, 16004 Cuenca
Correo electrónico: info@virtualcuenca.com
Teléfono: 652 930 337

En adelante, Virtual Cuenca.

2. Qué datos personales tratamos

Podemos recoger y tratar las siguientes categorías de datos:

  • Datos identificativos y de contacto del padre, madre o tutor.
  • Nombre, apellidos, edad o fecha de nacimiento del menor.
  • Datos de la reserva y del cumpleaños.
  • Información sobre alergias, intolerancias o necesidades relevantes para organizar la actividad.
  • Autorizaciones relacionadas con la participación del menor.
  • Autorización o negativa para la realización y entrega privada de fotografías o vídeos.
  • Comunicaciones mantenidas con la familia por correo electrónico, teléfono o WhatsApp.

Solicitaremos únicamente los datos necesarios para gestionar la reserva y desarrollar la actividad.

3. Finalidades del tratamiento

Los datos serán tratados para:

  • Gestionar reservas, pagos, cambios y cancelaciones.
  • Organizar cumpleaños, eventos y actividades de realidad virtual.
  • Identificar a los menores asistentes.
  • Contactar con el padre, madre o tutor cuando sea necesario.
  • Atender alergias, intolerancias o necesidades comunicadas.
  • Gestionar las autorizaciones de participación.
  • Preparar y entregar videoinvitaciones personalizadas.
  • Compartir de forma privada con las familias las fotografías o vídeos expresamente autorizados.
  • Cumplir las obligaciones legales, fiscales, contables y administrativas aplicables.
  • Atender consultas, reclamaciones y solicitudes.

4. Base jurídica

Las bases jurídicas que legitiman el tratamiento son:

  • La ejecución de la reserva o del servicio contratado.
  • El cumplimiento de obligaciones legales.
  • El consentimiento del padre, madre o tutor para aquellos tratamientos que lo requieran, especialmente los relacionados con datos del menor, alergias o necesidades comunicadas y el uso de imágenes.
  • El interés legítimo de Virtual Cuenca para atender consultas, prevenir fraudes y garantizar la seguridad de sus instalaciones y servicios.

Cuando el tratamiento de datos de un menor se base en el consentimiento, para menores de 14 años deberá prestarlo quien ejerza la patria potestad o tutela.

5. Tratamiento de datos de menores

Los formularios destinados a menores deberán ser cumplimentados por el padre, madre o tutor legal.

La persona que envía el formulario declara:

  • Que tiene capacidad legal para autorizar la participación del menor.
  • Que la información facilitada es correcta.
  • Que comunicará cualquier cambio relevante antes de la actividad.
  • Que ha leído la información sobre protección de datos.

Virtual Cuenca adoptará medidas razonables para proteger la privacidad y seguridad de los menores.

6. Fotografías y vídeos

La autorización para captar fotografías o vídeos será independiente de la autorización para participar en la actividad.

Las imágenes autorizadas:

  • Se utilizarán exclusivamente para compartirlas de forma privada con las familias del cumpleaños o evento.
  • No se publicarán en redes sociales, páginas web ni publicidad.
  • No se cederán a terceros ajenos a la organización.
  • Podrán eliminarse cuando la familia solicite la retirada del consentimiento, siempre que ello sea técnicamente posible y no exista otra obligación legal.

La AEPD exige informar de la finalidad concreta de la captación y difusión de imágenes de menores y solicitar el consentimiento correspondiente.

7. Destinatarios de los datos

Los datos no se venderán ni se cederán a terceros, salvo:

  • Cuando exista una obligación legal.
  • Cuando sea necesario para prestar el servicio.
  • A proveedores tecnológicos que actúen por cuenta de Virtual Cuenca, como servicios de alojamiento web, correo electrónico, formularios, reservas, pagos o mensajería.
  • A asesorías, entidades financieras o Administraciones Públicas cuando sea necesario.

Estos proveedores deberán tratar los datos siguiendo las instrucciones de Virtual Cuenca y aplicar medidas adecuadas de seguridad y confidencialidad.

8. Transferencias internacionales

Algunos proveedores tecnológicos podrían tratar datos fuera del Espacio Económico Europeo.

Cuando esto ocurra, Virtual Cuenca procurará utilizar proveedores que ofrezcan garantías adecuadas conforme al Reglamento General de Protección de Datos, como decisiones de adecuación, cláusulas contractuales tipo u otros mecanismos legalmente reconocidos.

Conviene revisar expresamente este apartado según los servicios que utilices, especialmente Forminator, alojamiento web, correo, WhatsApp, Stripe o cualquier otro proveedor externo.

9. Plazo de conservación

Los datos se conservarán:

  • Mientras sea necesario para gestionar la reserva y prestar el servicio.
  • Durante los plazos exigidos por la normativa fiscal, contable, mercantil o de defensa frente a reclamaciones.
  • Las alergias, necesidades y autorizaciones se conservarán únicamente durante el tiempo necesario para organizar la actividad y atender posibles responsabilidades.
  • Las imágenes se conservarán durante el tiempo necesario para entregarlas a las familias y, posteriormente, se eliminarán en un plazo razonable.
  • Cuando el tratamiento se base en el consentimiento, hasta que este sea retirado, sin perjuicio de las obligaciones legales aplicables.

10. Derechos de las personas

La persona interesada puede solicitar:

  • Acceso a sus datos.
  • Rectificación de datos inexactos.
  • Supresión de sus datos.
  • Oposición al tratamiento.
  • Limitación del tratamiento.
  • Portabilidad de los datos.
  • Retirada del consentimiento en cualquier momento.
  • No ser objeto de decisiones automatizadas, cuando proceda.

Estos derechos pueden ejercerse enviando una solicitud a:

Correo electrónico: info@virtualcuenca.com
Dirección postal: C/ Joaquín Turina 9, 16004 Cuenca

La solicitud deberá indicar el derecho que desea ejercer y aportar información suficiente para verificar la identidad del solicitante.

La normativa reconoce los derechos de acceso, rectificación, oposición, supresión, limitación, portabilidad y oposición a decisiones individualizadas.

11. Reclamaciones

La persona interesada puede presentar una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos cuando considere que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.

12. Seguridad y confidencialidad

Virtual Cuenca aplicará medidas técnicas y organizativas razonables para:

  • Evitar accesos no autorizados.
  • Prevenir pérdidas, alteraciones o divulgaciones indebidas.
  • Limitar el acceso a los datos únicamente a las personas que los necesiten.
  • Mantener la confidencialidad de la información.
  • Revisar periódicamente los formularios, permisos y servicios utilizados.

13. Exactitud de los datos

La persona que facilita los datos declara que son verdaderos, exactos y actualizados.

Será responsable de comunicar cualquier modificación relevante, especialmente en relación con:

  • Alergias o intolerancias.
  • Necesidades especiales.
  • Datos de contacto.
  • Autorizaciones.
  • Cambios en la asistencia del menor.

14. Cambios en esta política

Virtual Cuenca podrá modificar esta política de privacidad para adaptarla a cambios legales, técnicos o en sus servicios.

La versión vigente estará publicada permanentemente en esta página.

Última actualización: [FECHA]